מסמכים וניירת הם חלק בלתי נפרד מכל עסק. כל עסק, על פי תחום פעילותו, נדרש להפיק ברמה היומיומית מסמכים רבים המשמשים לתקשורת שוטפת עם העובדים, הלקוחות והספקים. בין אם מדובר בחוזה רשמי, הזמנת עבודה, מסמך חשבונאי או דו״ח תקופתי, ישנה חשיבות גדולה לנראות המסמך שכן הוא מקנה לו תוקף ויוצר רושם מקצועי על הקורא.  

דוגמאות לשימוש בתבניות הדפסה:

• תבנית הדפסה להצעת מחיר
• תבנית הדפסה לייצור דוחות
• תבנית הדפסה לחוזים
• תבנית הדפסה הזמנות מספקים
• תבנית הדפסה לארועים
  
  

באמצעות עיצוב והטמעה של תבניות הדפסה, ניתן לאפיין עבור העסק תבנית מעוצבת אותה ניתן להטמיע בכל סוגי הניירת המשרדית. תבנית ההדפסה מקנה נראות התואמת את השפה העיצובית והמיתוגית של בית העסק והתאמה מוחלטת של המסמך בהתאם למטרתו ולמידע שעליו להכיל. תבניות הדפסה מאפשרות הפקת ניירת משרדית מכל הסוגים ולכל השימושים תוך שמירה על אחידות בנראות ובתצורת המסמך כמו גם בתוכן המצוי בו, בין אם מדובר בניסוחים קבועים ובין אם בנתונים משתנים. יתרון נוסף בשימוש בתבניות הדפסה הוא היכולת לבצע אינטגרציה ישירה למערכות העסק, כגון מערכת ניהול חשבונות, ניהול לקוחות (CRM), הזמנות, ועוד. האינטגרציה בין המערכות השונות, מאפשר  משיכת נתונים מבוקשים באופן אוטומטי והזנתם ישירות במסמך הבנוי על פי תבנית ההדפסה. 

עבור חברות הנדרשות לנהל ולהפיק באופן אוטומטי כמויות גדולות של קבצים ומסמכים השימוש בתבניות הדפסה מתורגם לחסכון אדיר בזמן ובעלויות הנדרשות לבצע את הכתיבה והזנת הנתונים באופן ידני. 

תבניות הדפסה למערכות CRM