על מנת לבצע הטמעה נכונה של פרויקט או לחלופין של מערכת CRM, יש לבצע תהליך כתיבת מסמך אפיון מקיף טכני מפורט במסגרתו יבוצע ניתוח מעמיק והבנה של הצרכים והתהליכים העסקיים של הארגון.

מסמך האפיון נכתב בשלבי התכנון המוקדמים של הפרויקט, לאחר שישנה הבנה ראשונית של הצרכים והדרישות של הארגון.

___________________________________________________________________________________________

📍 מטרת תהליך האפיון וכתיבת המסמך

מטרת תהליך האפיון וכתיבת המסמך הינה לספק באופן מדויק תיאור מפורש של פונקציונליות המערכת, התהליכים הקיימים, ממשקי המשתמש, האינטגרציות והאוטומציות הנדרשות ועוד.

המסמך יהווה בסיס לפיתוח המערכת, וכלי להשוואה שאכן המוצר הסופי עונה על כלל ציפיות הארגון.

התהליך דורש שיתוף פעולה מלא עם כלל הגורמים הרלוונטיים.

📝 למה צריך לכתוב מסמך אפיון ומה התהליך לכתיבתו?

מסמך אפיון הינו נחוץ, על מנת להבטיח שכל הגורמים המעורבים בפרויקט חשופים ומבינים באופן ברור את הדרישות, המטרות ותכנון המערכת.

מסמך זה, משמש כבסיס לתכנון הפרויקט, שלב הפיתוח והבדיקות, ומסייע בניהול התקשורת בין כלל המחלקות והגורמים השונים.

תהליך כתיבת המסמך מתחיל בשלב הראשון באיסוף המידע בנוגע לארגון, התהליכים הקיימים, ודרישות הפרויקט.

בשלב השני, מתבצע שלב ניסוח המסמך אשר מפרט את המטרות, תיאור המערכת, והדרישות הטכניות והפונקציונליות.

לאחר סיום ניסוח המסמך, המסמך נשלח לכלל הגורמים הרלוונטים , ולאחר אישור המסמך מתחיל שלב פיתוח המערכת.

🎏 ישנם סוגים שונים של מסמכי אפיון כאשר ה-2 העיקריים הינם:

1. אפיון טכני – מסמך המפרט באופן מדויק את כלל הדרישות הטכניות של המערכת.                                                                                                                                        המסמך כולל את פרטי הארכיטקטורה של המערכת, הממשקים, בסיסי הנתונים, האינטגרציות והאוטומציות הנדרשות ואבטחת המידע הנדרשת.                                      על מנת לכתוב אפיון טכני, יש להבין באופן מעמיק את הדרישות, הטכנולוגיות והאילוצים של הארגון, ולתכנן באופן מקיף את ביצוע הפרויקט.
מסמך זה לרוב, נדרש בפרויקטים מורכבים עם דרישת טכניות רבות, לאחר שכלל מטרות הפרויקט והיקפו מוגדרים,
והפרויקט מתקדם לשלב הפיתוח בו יש את הצורך בפירוט הטכני של המערכת.
כמו כן, הוא מיועד לבעלי המקצוע אשר עובדים על מימוש הפרויקט. 

2. אפיון High Level – מסמך המתאר באופן כללי את הפרויקט, ומדגיש את מטרות הפרויקט והפונקציונאליות העיקרית במערכת והתהליכים ללא פירוט טכני מעמיק.
מסמך זה נכתב בשלביו הראשוניים של הפרויקט ומטרתו, להגדיר באופן כללי את הצורך למערכת והדרישות ממנה לפני תהליך הפיתוח אשר יפורט באופן מעמיק.
מסמך זה, נכתב בדרך כלל במסגרת פרויקטים אשר נמצאים בשלבי רעיון, ומשמש כמסמך ניהולי המיועד לגורמים המעורבים בפרויקט אשר צריכים להבין את תהליכי הפרויקט ברמה הכללית ולאשר אותו.
חשוב לציין כי, מסמך זה חייב להיות מובן וממוקד.

מסמך אפיון, בכל סוג שהוא, הינו הבסיס לביצוע הפרויקט ולהצלחתו.
הוא משמש מדריך להשגת יעדי הפרויקט, ומטרתו להבטיח שכלל הגורמים המעורבים בו אכן מבינים מהן הדרישות מהמערכת.
התעמקות בפירוט הפרויקט תלוי בסוג מסמך האפיון שנבחר.
לסיכום, מסמך אפיון הינו הכרחי לניהול עקבי ומדויק של הפרויקט, ומבטיח שהפרויקט יבוצע במלואו בהתאם לציפיות ולדרישות המוגדרות.