אחד הרגעים שהכי מלחיצים עסקים בהחלפת מערכת CRM הוא שלב העברת הנתונים (מיגרציה).
החשש הגדול הוא לאבד מידע חשוב, לעשות טעויות או לגרום לבעיות בתהליך.
אבל אם עושים את זה נכון, מיגרציה יכולה להיות קלה וחלקה.
חשוב להבין בדיוק מה עושים, לתכנן מראש ולדעת אילו טעויות נפוצות קיימות, כדי להימנע מהן.
המאמר הזה יעזור לכם להבין איך להעביר נתונים בצורה מסודרת ומוצלחת, ואיך לוודא שלא תאבדו מידע חיוני בדרך.
___________________________________________________________________________________________
💯 למה חשוב לתכנן מראש?
כמו בכל תהליך חשוב בעסק, המפתח להצלחה נמצא בתכנון מוקדם. קודם כל, חשוב להגדיר בדיוק איזה מידע צריך להעביר למערכת החדשה.
לפעמים, עסקים מנסים להעביר הכול בבת אחת, מה שגורם לבלבול וטעויות.
מומלץ לעשות "סדר פסח" בנתונים, להיפטר ממידע מיותר או לא עדכני, ולהתמקד במה שבאמת חשוב לעסק שלכם.
לדוגמה, לפני המעבר, חברה מסוימת ביצעה ניקוי של רשומות ישנות, מה שהקל משמעותית על תהליך המיגרציה וחסך זמן יקר.
🔀 איך מעבירים את הנתונים בפועל?
אחרי שעשיתם סדר בנתונים, הגיע הזמן להעביר אותם בפועל. ישנם כמה כלים ושיטות שעוזרים לבצע מיגרציה בקלות:
- שימוש בתבניות (טמפלטים) קבועות, תוכנות ייעודיות או אפילו שירותי ענן ייעודיים.
- חשוב לבצע גיבויים מלאים של המידע לפני כל פעולה, כדי להבטיח שאם משהו משתבש, תוכלו לחזור אחורה בלי בעיה.
- נסו תמיד לבצע בדיקות מוקדמות על כמויות קטנות של נתונים כדי לוודא שהכול עובד טוב לפני שאתם עושים את המעבר הגדול.
⛔ טעויות נפוצות שחשוב להכיר מראש
הראשונה היא לא לתקשר עם הצוותים שמושפעים מהמעבר. העובדים צריכים לדעת בדיוק מתי ואיך המעבר יבוצע, וכיצד זה ישפיע עליהם.
טעות נפוצה נוספת היא לא לבצע בדיקות יסודיות לאחר ההעברה, מה שעלול להוביל לבעיות שיצופו מאוחר מדי.
בצעו בדיקות מקיפות והיו בטוחים שהכול תקין לפני שתפתחו את המערכת החדשה לעבודה מלאה.
⁉️ איך יודעים שהתהליך הצליח?
אחרי שהנתונים עברו למערכת החדשה, חייבים לוודא שהכול אכן עבר בצורה מוצלחת.
השוו את הנתונים במערכת החדשה לנתונים המקוריים, ודאו שלא חסר שום דבר משמעותי ושהמידע מוצג כמו שצריך.
בדקו גם עם העובדים, שירגישו נוח עם המערכת החדשה, ושלא צצות בעיות במהלך השימוש היומיומי.
דרך טובה היא לבחור עובדים "נאמנים" שיבדקו ויספקו פידבק מהיר על איכות ההעברה.
